OFFRE D'EMPLOI

Assistant(e) polyvalent(e)

MISSIONS ET ACTIVITES

- Gestion de l’agenda de la Directrice Générale

- Accueillir, informer et orienter les visiteurs

- Tenue du standard téléphonique

- Gestion du courrier (réception et envois)

- Saisir, mettre en forme divers documents (rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser

- Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein de la structure (différents fichiers contacts)

- Préparation de notes et de documents en amont des rendez-vous

- Réalisation de mailing

- Assurer la gestion des demandes de privatisation du Nouvel Institut Franco-Chinois

- Organisation en lien avec la Directrice Générale et les responsables projets des réceptions et des événements organisés et accueillis par le Nouvel Institut Franco-Chinois

- Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations.

- Appui ponctuel auprès des responsables communication et événements culturels

- Assurer la gestion des diverses commandes de fournitures

COMPETENCES

Compétences théoriques

- Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement du Nouvel Institut Franco-Chinois

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

- Bonnes capacités rédactionnelles

- Très bonne maîtrise des techniques bureautiques

- Une connaissance de la Chine est un plus

Savoir-faire opérationnel

- Excellente expression orale et rédactionnelle

- Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, powerpoint…)

- Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique…)

- La maitrise de l’anglais et des notions de chinois sont des plus

Savoir-faire comportementaux

- Aisance relationnelle

- Forte capacité d’organisation, polyvalence, rigueur et méthode

- Aptitude à travailler en équipe

POSTE :

Contrat : CDI, trois matinées par semaine, 12h hebdomadaires

Rémunération suivant expérience

A pourvoir dès que possible

Envoyez votre candidature (CV + LM) à l’adresse : lafarge@investinlyon.com